En materia de comercio exterior, la negociación de un proceso de exportación por parte de una empresa implica no solo alcanzar finalmente un acuerdo sino contar con las herramientas adecuadas que se lo permitan. Con ello nos referimos a la capacidad del personal de dicha empresa exportadora en hacer un buen uso de sus habilidades negociadoras tanto en el plano social como cultural.
Y es que el conocimiento de los aspectos sociales y culturales del país al que queramos exportar es posible que nos abra la puerta a una negociación mucho más sencilla; es lo que denominamos como
Business Behaviour o
Comportamiento Empresarial.
¿Qué impacto tienen las habilidades interpersonales en el momento de la negociación? Directrices del Business Behaviour
En muchas ocasiones la habilidad para negociar y establecer relaciones personales es más importante que cualquier otra capacidad técnica. Y lo cierto es que
los ejecutivos más efectivos son aquellos que consideran que las relaciones personales son lo primero en una negociación, dejando atrás cualquier tipo de prejuicio.
Por este motivo, se pueden establecer una serie de directrices que deberían tenerse en cuenta en el momento de iniciar las negociaciones con un cliente de un país extranjero:
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Mantener una actitud positiva. Aunque toda persona puede tener un mal día, es aconsejable no demostrarlo y menos ante un posible socio o cliente. La rudeza, la mala educación, los momentos de sobresalto, los estados de ánimo bajo, las exhibiciones de cólera o el malhumor en general pueden ser actitudes muy costosas para nuestra carrera y para la trayectoria de nuestra compañía.
• La
puntualidad es otro factor importante que debería respetarse. Hacer esperar a los clientes, ya sea en una reunión o en una llamada telefónica es un muy mal ejemplo de
Business Behaviour que nos deja en muy mala posición ante el cliente.
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Evitar la crítica en público ya que no conseguimos otro objetivo que la humillación de la persona o compañía a la que criticamos. Llegados a este punto, es posible que quedemos peor parados nosotros mismos que la persona objeto de nuestra crítica. Nuestro cliente puede empezar a desconfiar de nosotros.
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Recordar el nombre de la persona con quien negociamos. Es muy habitual olvidar los nombres de las personas, pero si lo que queremos es conseguir la alianza de nuestra compañía con otra o con cualquier otro cliente, es importante que retengamos en nuestra memoria su nombre. Igualmente, el modo en cómo lo escribimos también se debe cuidar. Añadido a ello, y si no se nos indica lo contrario, es preferible
dirigirnos a nuestro cliente nombrándolo por su apellido y usando una fórmula de cortesía.
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Hablar de forma pausada y clara, ya sea cara a cara o mediante el uso del teléfono u otro medio digital. También es importante
controlar las gesticulaciones y las expresiones faciales; una sonrisa podría considerarse como inapropiada en según qué situación.
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Evitar el uso de lenguaje soez. La amabilidad debería ser la tónica predominante en cualquier negociación, dejando de lado la vulgaridad, una gramática pobre y el uso continuo de argot. Así pues, mejor optar por el uso del “por favor”, el “gracias”, y el “disculpe” que nos serán mucho más útiles.
• Vestir de forma adecuada y conocer el código de vestimenta de la otra parte, así como sus costumbres. Si se desconocen, ¿por qué no llamar al departamento de recursos humanos de la compañía con quien vamos a iniciar un proceso de negociación y preguntar? Vestir de forma adecuada es mucho más importante que las tendencias de moda del momento, lo cual no significa que tengan que ir de la mano.
• Ofrecer mensajes claros a la persona con la que estemos negociando y asegurarnos que los que recibimos por su parte también son claros, correctos y completos.
• Tener en cuenta las cortesías sociales en materia de negocios. Antes de llevar un invitado a una reunión de negocios con un cliente o posible socio, es mejor consultar a la otra parte de su presencia.
• Comportarse de forma responsable y asumir las responsabilidades que tocan en cada ocasión. Aunque todos cometemos errores, eso no nos da permiso para culpar a otros sobre ellos. No debe avergonzarnos admitir que no tenemos todas las respuestas y que debemos estar dispuestos a buscarlas.
Como complemento a los aspectos sociales y culturales, en el comercio exterior también es importante tener en cuenta técnicas de negociación como la persuasión, la argumentación o la discrepancia que nos ayudarán a anticiparnos a cada una de las fases del proceso.
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